นายสิ้นคิด: สุดยอดเทคนิค Microsoft Word พิชิตเล่มแดง

ตอนนี้กำลังทำเล่มแดงอยู่ (โปรเจคจบ) ก็เลยอยากจะเอาเทคนิคเจ๋งๆมาบอก (สาระ!!) ใช้แล้วชีวิตจะดีขึ้นแต่ส่วนมากขี้เกียจกันเลยไม่ได้สังเกตุมั้ง ฝึกไว้แล้วเอกสารจะเป็นระบบขึ้นมากเลยแหละ

คำเตือน! ทำตามให้ละเอียดไม่งั้นเละแน่

จัดระเบียบหัวข้อ (Set Heading Style : SHS)
จัดระเบียบหัวข้อแบบมีรันเลข (Automatically Numbered SHS : ANSHS)
สารบัญอัตโนมัติ
ขึ้นหน้าใหม่ (Page Break)
ทำไงดีให้เลขหน้าเริ่มนับที่หน้าอื่น (Section Break)
ใส่คำใต้ภาพ,ตาราง อื่นๆ (Captions)
อยากให้ Captions ไปด้วยกันกับภาพ
อ้างอิงถึงรูปต่างๆ แทนที่จะเขียนว่า ดังรูปด้านบน ดังรูปด้านล่าง (Cross Reference)
สารบัญภาพ (Table of Figures)
ใส่เอกสารอ้างอิงเปเปอร์หรือหนังสือต่างๆ (Bibliography)
ใช้ไม้บรรทัดจัดย่อหน้า
กำลังพิมพ์ Bullet อยู่แล้วอยากเว้นบรรทัดโดยไม่ทำ Bullet ใหม่ แต่ยังอยากทำ Bullet ต่ออยู่ทำไงดี
ไฟล์ใหญ่ หลายหน้ามาก อยากโดดไปที่หัวข้อซักอัน (Navigation Pane)

จัดระเบียบหัวข้อ (Set Heading Style : SHS)

เทคนิคที่เป็นจุดกำเนิดของความอัตโนมัติ พวกหัวข้อต่างๆในเอกสาร แนะนำให้ทำเป็น Style ไว้ ไม่ใช่มาไล่ปรับทีละอัน (แล้วก็ลืมว่า หัวข้อย่อยระดับสอง มันตัวใหญ่เท่าไหนหว่า) แล้วจะสามารถทำอะไรอย่างอื่นได้มากมาย ขาดเทคนิคนี้ไปแทบทำอะไรต่อไม่ได้เลย

ปรับแต่งหัวข้อให้เรียบร้อยก่อนว่าเอาใหญ่ขนาดไหน เป็นยังไง จัดกลางรึเปล่า Font อะไร
คลุมข้อความหัวข้อไว้ ข้างบนแถบ Home จะเห็น Style Heading 1 , Heading 2 อยู่ คลิกขวาที่ระดับหัวข้อที่ต้องการทำ แล้วเลือกตามในภาพ ต้องเลือก Style ที่มีคำว่า Heading ที่ Word เตรียมมาให้เท่านั้นไม่งั้นเวทย์มนตร์จะไม่เกิด หัวข้อไหนใหญ่กว่าเลือก Heading ที่เลขน้อยกว่า
จะเห็นว่าไอคอนข้างบนเปลี่ยนจากฟ้อนน้ำเงินกากๆเป็นตามของเราแล้ว ถือว่าเสร็จ
ทีนี้อยากทำหัวข้อขนาดไหนก็คลุมแล้วกดที่ปุ่ม Style ได้ทันที อย่างในภาพนี้ทำให้ดู 2 ระดับ

SECRET : ตอนแรก Heading 3,4,5,6,7,8,9 จะยังไม่โผล่มา ถ้าใช้ Heading 2 เมื่อไหร่ 3 จะโผล่มา

จัดระเบียบหัวข้อแบบมีรันเลข (Automatically Numbered SHS : ANSHS)

พื้นฐาน : SHS

ทำให้ Style ฉลาดขึ้นโดยให้มันมีเลขขึ้นและเรียงอัตโนมัติได้เลย โดยเราต้องใช้พลังของสายฟ้าเข้ามาช่วย

ที่หัวข้อใหญ่ พิมพ์เลข 1 แล้วกด Space Bar จะมีรูปสายฟ้าขึ้นมาเพื่อบอกว่าได้พลังสายฟ้าแล้ว แปลว่าตอนนี้ฉลาดแล้ว (ถ้าใครอยากได้แบบมีจุด พิมพ์เลข 1 พิมจุด แล้วกด Space Bar ก็จะมีสายฟ้าเหมือนกัน แบบในภาพ) ถ้าใครทำแบบไม่มีจุดแล้วสายฟ้าไม่มาให้ทำแบบมีจุดไปก่อน แล้วค่อยคลิกขวาที่เลข Numbering > Define new number format ไปลบจุดออก
เซ็ตให้ความฉลาดกลายเป็น Style ได้โดยทำเหมือนใน SHS ที่บอกไป (ลากคลุมได้ไม่ถึงหัวตัวเลข)
ดูที่ไอคอน Style จะเห็นว่าพลังสายฟ้าเข้าไปอยู่ใน Style เรียบร้อยแล้ว ทีนี้ Heading 1 อันอื่นๆที่เคยทำไว้ก็จะมีความฉลาดขึ้นมาโดยอัตโนมัติ
หัวข้อรองเราจะทำให้มันฉลาดกว่าโดยให้มันเลือกเลขหน้าตามหัวข้อใหญ่ แล้วตามด้วยหัวข้อรอง วิธีทำคือ ที่หัวข้อรอง ด้านหน้า พิมพ์เลข 1 พิมพ์ จุด พิมพ์เลข 1 พิมพ์ จุด แล้วกด Space Bar ทันทีที่กด Space Bar แล้วจะมีรูปสายฟ้าขึ้นมา แปลว่าได้รับพลังสายฟ้าที่ฉลาดกว่าเดิมมาแล้ว สายฟ้านี้จะก๊อปเลขตัวแรกมาจากหัวข้อ Heading 1 ได้เอง (ถ้าใครไม่อยากได้จุดอีกเม็ด ก็กด Space Bar เรียกสายฟ้าในตอนที่ยังไม่ได้พิมพ์จุดสุดท้าย)
ทีนี้ก็เซ็ตไอ้นี่เป็น Heading 2 ด้วยวิธีเดิมจะเห็นว่า Heading 2 ที่เคยทำมาจะฉลาดขึ้นเองได้ด้วย

NOTE : ถ้าทำตามนี้แล้ว ต่อไปจะเกิดบัคแปลกๆคือถ้าคลิกที่ปุ่ม

เวลาเราจะทำรายการตัวเลข มันจะ Apply Style Heading 1 ให้ทำให้รายการเราใหญ่เบื้อเริ่มแถมเรียงเลขต่อจากหัวข้ออีกด้วย วิธีแก้คือกดลูกศรเล็กๆข้างๆแทนแล้วเลือกรูปแบบที่ชอบ

เห็นว่าบางคนก็ทำจุดขั้นที่สองไม่ได้ ไม่รู้ทำไม 55

สารบัญอัตโนมัติ

พื้นฐาน : SHS, ANSHS

หากทำ Heading มาดีแล้วก็แทบจะไม่ต้องทำสารบัญเองเลย มันจะมาเอง

ที่แถบ Reference จะมี Table of Contents ให้กดเลือกปุ่มที่มีคำว่า Automatic เท่านั้น
จะได้สารบัญออกมาทันที ซึ่งสามารถเปลี่ยน Font หรือขนาดอักษรได้ตามสบาย แก้หัวเรื่องที่เขียนว่า Table of Contents ได้แต่แก้เนื้อหาไม่ได้เพราะมันอัตโนมัติ ถ้าจะอัพเดทให้คลิกที่ปุ่ม Update Table

ขึ้นหน้าใหม่ (Page Break)

ใครที่เวลาขึ้นหน้าใหม่แล้วเคาะ Enter รัวๆจนได้หน้าใหม่แล้วขอให้เลิกแล้วมากด Ctrl+Enter แทน จะทำให้ขึ้นหน้าใหม่ได้ทันที ถ้าเคาะ Enter รัวๆสิ่งที่ได้คือตัวอักษรเว้นบรรทัด ทีนี้ถ้าเราพิมพ์อะไรในหน้าที่เราเคาะ Enter รัวๆเพิ่มเข้าไป จะทำให้ตัวอักษรเว้นบรรทัดถูกดันลงไปข้างล่าง ไปดันหัวข้อในหน้าถัดๆไปเละหมด

ทำไงดีให้เลขหน้าเริ่มนับที่หน้าอื่น (Section Break)

ถ้าใส่เลขหน้าโดยการดับเบิลคลิกที่ Footer แล้วเลือก Insert > Page Number เลขหน้ามันจะเรียงจากหน้าแรก แต่ส่วนมากอยากให้เริ่มหลังจากสารบัญ

ถ้าดับเบิลคลิกที่ Footer/Header แล้วจะเห็นแถบสถานะสีฟ้าขึ้นมาตามภาพ ตอนนี้สารบัญยังผิดอยู่เพราะเริ่มนับที่หน้า 2
วิธีทำให้ออกจากโหมด Header/Footer ก่อนด้วยการดับเบิลคลิกที่เนื้อความ คลิกไปที่หน้าที่อยากจะแบ่ง Section เลือก Page Layout > Breaks > Section Break ตรงนี้เลือกอะไรก็ได้ที่อยากทำ เราอยากให้หน้าถัดไปเป็นคนละ Section กับหน้านี้ ก็เลยต้องเลือก Next Page
ทีนี้เมื่อดับเบิลคลิกที่ Header/Footer เพื่อดูสถานะอีกที จะเห็นว่ามันมีบอกมาเพิ่มแล้วว่าอยู่ Section ไหน กับมีสถานะ Same as Previous เพิ่มเข้ามา ตัว Same as Previous เป็นตัวบอกว่า เอา Header กับ Footer แบบเดียวกับ Section ที่แล้ว (ซึ่งเลขหน้า เป็น Header/Footer ชนิดหนึ่ง) ตอนนี้ Section 2 กำลังเชื่อมกับ Section 1 มันเลยนับเลขหน้าต่อๆกันมา
ลบสถานะ Same as Previous ออกได้โดยการดับเบิลคลิกที่ Header/Footer ก่อนแล้วในแถบเครื่องมือของ Header/Footer ให้คลิก Link to Previous ออก สถานะจะหายไป
เสร็จแล้ว เราสามารถลบเลขหน้าของ Section ก่อนหน้าได้โดยไม่ทำให้เลขหน้าของอีก Section หนึ่งหายไปได้แล้ว เพราะมันไม่ Link to Previous แล้ว (Header อาจยังเป็น Same as Previous อยู่ได้ มันแยกกันกับ Footer)
ถ้าเลขหน้ามันยังเริ่มต้นไม่ถูกก็สามารถปรับได้ใน Insert > Page Number > Format Page Number แล้วปรับเป็นตามรูป อัพเดทสารบัญแล้วจะพบว่าเลขหน้าถูกต้องแล้ว

ใส่คำใต้ภาพ,ตาราง อื่นๆ (Captions)

พื้นฐาน SHS, ANSHS

เวลาจะใส่ภาพแล้วมีคำอยู่ด้านล่างเช่น "รูปที่ 4-2 ผลการประยุกต์ใช้จริง" สามารถใช้เครื่องมืออัตโนมัติได้คือ Captions

เวลาจะใส่ให้ไปที่ References > Insert Caption เราจะสามารถตั้งค่าอะไรได้มากมายเช่น จะให้เขียนว่าอะไร (ภาพที่ รูปที่ กราฟที่ ถ้าไม่มีที่อยากได้ให้กด New Label...) แต่จุดสำคัญอยู่ในปุ่ม Numberingต้องติ้ก Include chapter number จะทำให้มีเลขนำหน้า (เช่น 2-1) ตาม Heading ระดับไหนก็ได้ ซึ่งถ้าไม่ยอมทำ SHS, ANSHS มาก่อนมันจะทำไม่ได้ ส่วนมากเราจะเลือกให้มันตาม Heading 1
เมื่อสร้างออกมาหลายๆครั้งจะเห็นว่าเลขหน้าเอามาจาก Heading 1 ส่วนเลขหลังจะเรียงให้เรา
ถ้าอยากจะเปลี่ยนสไตล์ของ Caption ให้ใช้ความรู้จากหัวข้อ SHS โดยให้เลื่อนลงมาดูจะมี Style นึงที่มีชื่อว่า Caption ให้เปลี่ยน Style นั้น
แล้ว Caption ทั้งหมดก็จะเปลี่ยนตามทันที
ถ้าเราไปเปลี่ยนเช่นแทรกหัวข้อใหญ่มาคั่นหรือทำรายการ Figure แหว่ง จะเห็นว่ามันไม่ยอมฉลาดเปลี่ยนให้
วิธีอัพเดทให้คลุมแล้วกด F9 ก็ได้แต่มันจะอัพเดทให้อันเดียว ไม่ใช่ทั้งเอกสาร ต้องกด Ctrl+A แล้ว F9 เพื่ออัพเดททั้งเอกสาร

อยากให้ Captions ไปด้วยกันกับภาพ

พื้นฐาน : Captions

Insert > Text Box แล้วเอามาใส่ในกล่องไว้ด้วยกัน อาจลบขอบ Text Box ออกทีหลังได้จากเมนู

อ้างอิงถึงรูปต่างๆ แทนที่จะเขียนว่า ดังรูปด้านบน ดังรูปด้านล่าง (Cross Reference)

พื้นฐาน Captions

ถ้าพิมพ์ไปเลยว่า ดังรูปที่ 3 แบบนี้ ถ้าเกิดเปลี่ยนลำดับรูปหรือเอารูปอื่นไปแทรกจนต้องรันเลขใหม่หมด ก็ต้องมาแก้ในเนื้อความด้วย วุ่นวายไปหมด แต่ถ้าใช้วิธีนี้ เมื่อลำดับรูปเปลี่ยนก็แค่คลุมแล้วกด F9 ก็อัพเดทให้เองแล้ว

Reference > Cross-Reference

แล้วเลือกตามในภาพ จะเห็นรายการของรูปที่ทำ Captions ไว้ (เลือกตามประเภท Captions ในที่นี้เลือก "รูปที่"

พอกด Insert ก็จะได้คำที่ต้องการออกมาในตำแหน่งเคอร์เซอร์ สังเกตุว่าเมื่อคลิกที่คำที่เพิ่งแทรกจะเป็นสีเทาคลุม แปลว่าเป็นคำพิเศษที่สามารถอัพเดทด้วย F9 ได้นั่นเอง

สารบัญภาพ (Table of Figures)

พื้นฐาน : Captions

ถ้าทำ Captions มาดีแล้ว เพียงกด References > Insert Table of Figures ปุ่มอยู่ข้างๆ Captions ก็จะได้สิ่งที่คล้ายๆสารบัญมาทันที ถ้าจะอัพเดทก็กดปุ่ม Update Table ข้างล่าง
ลืมบอกว่าถ้าเลือกคำขึ้นต้นต่างกัน มันจะอยู่คนละชุดกัน และถ้าไม่ติ้กเลือก Include chapter number ตอนสร้าง Caption จะทำให้ตัวเลขมันทะลุ Heading ได้ (มันจะนับต่อกันเลย) ภาพนี้เทียบทั้งสองแบบให้ดูจะเห็นว่า Equation ขึ้นต้นใหม่แต่ รูปที่ มันนับต่อกัน
เพราะฉะนั้นตอนจะสร้างสารบัญภาพ เราก็ต้องเลือกด้วยว่าจะเอาสารบัญภาพของคำขึ้นต้นไหน เลือกตรงนี้

ถ้าทำๆไปหน้าเลื่อน อยากจะ Update เลขหน้าให้ตรงก็ทำได้โดยคลุมแล้วกด F9

ใส่เอกสารอ้างอิงเปเปอร์หรือหนังสือต่างๆ (Bibliography)

ทำเล่มแดงแน่นอนว่าต้องมีการอ้างอิงบ้าง เคยรำคาญไหมที่ต้องเลื่อนไปดูหน้าบรรณานุกรมว่าเปเปอร์นี้เลขเท่าไหร่ จะอ้างอิงทีต้องเลื่อนไปเลื่อนมา ลบเปเปอร์ออกแล้ว Index เละอีกต้องมานั่งหาใหม่ทั้งเล่ม ถ้าทำตามระบบ Word แล้วทุกอย่างจะง่ายดายและอัตโนมัติ

ตอนแรกเราต้องทำ Source ก่อนว่า ทั้งเอกสารเรานี้จะอ้างอิงใครบ้าง ไปที่ References > Manage Sources
ในหน้าจัดการเอกสารอ้างอิงนี้กด New แล้วใส่ข้อมูลให้พอใจ อย่าลืมเลือก Type of Source ให้ถูกก่อนเริ่มพิมพ์ข้อมูล
เมื่อเสร็จแล้วจะเห็น Preview ด้านล่างว่ามันฉลาด จัดรูปแบบให้เราเสร็จเลย (ได้หลายแบบด้วย)
เวลาจะใช้งาน เลือก Bibliography แล้วทั้งหมดที่กรอกลงใน Sources จะโผล่มา
เราสามารถเปลี่ยน Style ของการอ้างอิงได้แล้วทุกอย่างจะอัพเดทอัตโนมัติ ถ้าเราเพิ่ม Source ใหม่ก็สามารถอัพเดทบรรณานุกรมได้คล้ายๆกับตอนทำสารบัญ
ปัญหาก็คือเวลาจะอ้างอิงในเอกสาร ถ้ากดปุ่ม Insert Citation มันจะได้ออกมาเป็น (Gooch, 1998) แบบนี้ซึ่งบางคนอาจจะอยากได้สไตล์วิศวกรรมซึ่งก็คือแบบ [1] แทน อันนี้เราต้องเลิกใช้ระบบอัตโนมัติของมันแล้ว (เหตุผลเดี๋ยวบอก) โดยการก๊อปบรรณานุกรมมาแปะที่ใหม่ แล้วเลือก Paste เอาแต่ตัวอักษร หลังจากนี้ถ้าจะเพิ่มบรรณานุกรมต้องพิมพ์เพิ่มเอง
ลากคลุมไอ้ที่ก๊อปมาใหม่ แล้วใส่ Numbered List แบบเหลี่ยม ถึงตรงนี้ถ้ายังใช้ระบบของมันอยู่ เราจะเติมรายการใหม่ให้มันขึ้น Numbered List ต่อกันไม่ได้ แถมถ้าเผลอกด Update แล้ว Numbered List จะหายไปทั้งหมด ที่อ้างอิงไว้จะเละหมด ถึงได้บอกว่าต้องเลิกใช้ระบบของมันแล้ว
คราวนี้เราจะอ้างอิงมาที่นี่ได้โดยการใช้ Cross-Referenceแทนการใช้ Insert Citationเข้าไปได้ตามภาพ
เลือกทุกอย่างตามภาพ เลือกเอกสารอ้างอิงที่ต้องการด้านล่าง (ถ้าลืมใส่ Numbered List จะไม่มีให้เลือก) แล้วกด Insert จะเห็น [_] แทรกเข้ามาตรงที่เคอร์เซอร์อยู่ กดได้หลายทีก่อนปิดหน้าต่าง (ตรงนี้ ถ้าอยากอ้างอิงอย่างอื่นเช่น Caption ก็ลองๆเลือกดูใน Reference Type ได้)
เมื่อลองเปลี่ยนลำดับของเอกสารอ้างอิงหรือแทรกอันใหม่เข้าไป ลองใช้เทคนิคอัพเดทที่สอนไปในหมวด Caption (Ctrl+A F9) จะพบว่า Cross-Reference ก็จะเปลี่ยนได้เองไม่ต้องนั่งแก้ใหม่

คำเตือน เวลาจะเปลี่ยนลำดับเอกสารอ้างอิงต้องระวังมากๆ Word จะมี Bookmark ลับซ่อนอยู่ที่ต้นของ Numbered List จากตัวอย่างนี้

จริงๆแล้วมี Bookmark ซ่อนอยู่ตรงนี้

วิธีที่ถูกคือพิมพ์ต่อท้ายแล้วกด Enter ตบลงมา

Bookmark ใหม่ (เหลือง) จะดันที่เหลือลงไป เมื่ออัพเดท (Ctrl+A F9) แล้วจะทำให้ไอ้สีเขียวอัพเดทได้เป็น [3] แต่ถ้าทำผิดวิธีคือวางเม้าส์ไว้ตรงตัว M แบบในภาพแล้วกด Enter ลงมา แล้วค่อยขึ้นไปพิมพ์บรรทัดใหม่

ผลก็คือ Bookmark เขียวดันอยู่ที่เดิม อันใหม่สีเหลืองกลับโผล่มาด้านล่างแทน แบบนี้มันก็จะไม่อัพเดท ยังไงก็ยังเป็น [2] อยู่ ถือว่าผิด

ใช้ไม้บรรทัดจัดย่อหน้า

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่เวลาขึ้นย่อหน้าใหม่แล้วจะกด Tab เพื่อให้มันเยื้องเข้ามาก็จะบอกว่าให้เลิกแล้วใช้ไม้บรรทัดนี้แทน เพราะการกด Tab เป็นการใส่ Character เยื้องเข้าไปในเอกสาร เวลาทำๆชนไปชนมามันก็จะผลักไอ้ Character นี้ไปทั่วอาจทำให้เละ ถ้าใช้ไม้บรรทัดจะเรียบร้อยกว่า